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Como pequenas empresas podem usar IA para competir com as grandes

Grandes empresas têm departamentos.

Elas têm equipes de marketing, analistas, desenvolvedores, designers, advogados, contadores, departamentos de atendimento ao cliente e gente suficiente até para marcar uma reunião sobre a próxima reunião.

O pequeno empresário muitas vezes tem a si mesmo, alguns funcionários de confiança e um celular que nunca para de vibrar.

Por isso, a conversa sobre inteligência artificial parece estar de cabeça para baixo. A IA costuma ser apresentada como uma ameaça às pequenas empresas e aos seus funcionários. Enquanto isso, grandes companhias já estão investindo em sistemas personalizados, treinando equipes e incorporando a tecnologia a tudo, da publicidade à logística.

As pequenas empresas são orientadas a esperar, se preocupar e torcer para que tudo isso desapareça.

Nós não acreditamos que desaparecerá.

Para uma empresa independente que compete com negócios que têm mais dinheiro, mais pessoas e mais tecnologia, recusar-se a usar IA pode estar se tornando um luxo que ela não pode ter.

Isso não significa confiar a administração da empresa a um chatbot. Não significa dispensar o fotógrafo, ignorar o contador ou publicar a primeira coisa que uma máquina produzir.

Significa usar uma nova ferramenta para conquistar capacidades que o seu negócio antes não conseguia pagar.

A inteligência artificial não é apenas para empresas com departamentos de inovação

As histórias mais comuns sobre IA nos negócios envolvem enormes redes de restaurantes, grupos hoteleiros, bancos e empresas de tecnologia.

Esses exemplos mostram o que a tecnologia pode fazer, mas parecem distantes da realidade de quem responde mensagens de clientes enquanto confere o estoque e cobre o turno de um funcionário.

Pequenas empresas normalmente têm outro motivo para usar IA.

Elas não estão tentando automatizar uma operação global. Estão tentando recuperar uma hora do dia, concluir um projeto abandonado, entender um relatório, criar um conteúdo ou resolver um problema sem contratar mais um aplicativo com cobrança mensal.

Uma pesquisa da OCDE encontrou o uso de inteligência artificial generativa em aproximadamente 31% das pequenas e médias empresas estudadas. Entre as empresas que utilizavam a tecnologia, 65% afirmaram que ela melhorou o desempenho dos funcionários. Apenas 29% disseram utilizá-la nas atividades centrais do negócio.

Em outras palavras, a maioria não está entregando as chaves da empresa a uma máquina. Está usando a IA nas tarefas periféricas, onde trabalhos administrativos, pesquisas, comunicações e projetos inacabados consomem silenciosamente o dia. Leia mais em OCDE

Isso está muito próximo do que vivemos na Under NY Sky.

Somos uma empresa de uniformes profissionais e aventais, não uma startup de inteligência artificial. Não começamos a usar IA porque queríamos nos transformar em uma empresa de tecnologia.

Começamos porque a lista de coisas que uma empresa em crescimento deveria fazer era muito maior do que a equipe e o orçamento disponíveis para realizá-las.

Como o uso de IA realmente funciona em uma pequena empresa

A expressão “usar inteligência artificial” pode dar a impressão de que a empresa instalou um sistema mágico e automatizou o prédio inteiro.

A realidade é bem menos cinematográfica e muito mais útil.

Na Under NY Sky, usamos diferentes ferramentas de IA para auxiliar no controle da publicidade, no desenvolvimento do site, no atendimento ao cliente, em pesquisas, imagens, vídeos, traduções, conteúdos, materiais para funcionários, logística internacional e questões administrativas preliminares.

Tudo começa conosco.

Nós identificamos o problema. Fornecemos as informações. Avaliamos o resultado. Corrigimos o que está errado. Uma pessoa decide se o trabalho final tem qualidade suficiente para ser utilizado.

A IA não assumiu o controle da empresa. Ela nos ajudou a recuperar o controle sobre trabalhos que antes dependiam de tempo limitado, agendas de terceiros ou recursos financeiros que não tínhamos.

Uma pequena mudança no site não deveria sempre exigir semanas de espera

Pequenas empresas dependem muito de especialistas externos. Essas relações são valiosas, mas também podem tornar mudanças simples surpreendentemente demoradas.

Um desenvolvedor pode atender vários clientes. Uma pequena atualização no site pode ficar na fila atrás de projetos maiores e mais lucrativos. A mudança talvez exija pouco tempo de trabalho, mas a empresa pode esperar dias ou semanas até que alguém consiga realizá-la.

O desenvolvimento assistido por IA nos permite fazer mais dessas atualizações com rapidez. A tecnologia também nos ajudou a criar uma ferramenta para controlar a publicidade e aprimorar outras partes da nossa plataforma.

Isso não significa que todos os experimentos funcionem. Já começamos a criar aplicativos internos e descobrimos que a ideia era desnecessária, inviável ou simplesmente não tinha qualidade suficiente para ser implementada.

O fracasso faz parte do processo. A diferença é que testar uma ideia se tornou mais rápido e acessível.

Outros pequenos empresários estão tendo experiências semelhantes. Tony Mistry, do BnX Burgers, em Houston, montava as escalas de funcionários manualmente antes de contratar um software que custava US$ 68 por mês. Depois, passou a usar o ChatGPT para gerar novas escalas a partir das anteriores e das mudanças na disponibilidade dos funcionários. Segundo o Houston Chronicle, o processo agora leva poucos minutos.

Mistry também está experimentando a IA na preparação de relatórios contábeis. Ele ainda precisa corrigir erros, o que não é um detalhe irrelevante. Mesmo assim, relatórios que levavam pelo menos 15 dias podem ser preparados muito mais rapidamente e com um custo menor. Saiba mais em Houston Chronicle

A lição não é que todo empresário deva cancelar amanhã o software de escalas ou o serviço de contabilidade.

A lição é que pequenas empresas agora podem questionar se todo problema operacional precisa de outra assinatura, outra plataforma ou outra longa espera.

Em muitos casos, a resposta ainda será sim. Um produto especializado pode ser mais seguro, melhor e mais econômico do que uma ferramenta interna. Mas agora o empresário tem uma opção a mais.

A IA pode adicionar uma capacidade sem substituir uma pessoa

Um dos maiores medos em relação à inteligência artificial é que cada uso da tecnologia represente um emprego eliminado.

Essa não foi a nossa experiência.

Hoje, a maioria das imagens de estilo de vida presentes em nosso site é produzida com a ajuda de IA. Antes, não tínhamos recursos para atualizar esse tipo de conteúdo com a frequência necessária em um negócio de comércio eletrônico.

Criar uma campanha tradicional poderia envolver estúdio, modelos, fotógrafo, stylist, amostras, agendas e semanas de planejamento. Colocar um novo produto em uma modelo poderia levar um ou dois meses.

Hoje, em alguns casos, conseguimos concluir esse processo em aproximadamente uma semana e por uma fração do custo anterior.

Mas existe uma parte importante dessa história que pode passar despercebida: nossos produtos continuam sendo fotografados por um fotógrafo profissional. Essas fotos reais fornecem uma base fiel. Nosso designer usa a IA como parte de um processo criativo mais amplo.

Continuamos trabalhando com o mesmo fotógrafo e o mesmo designer. Eles simplesmente conseguem entregar mais do que antes.

O mesmo acontece com os vídeos promocionais. Um vídeo que poderia levar meses para ficar pronto agora pode ser concluído em aproximadamente 15 dias. A IA não substituiu um grande departamento de vídeo. Nós nunca tivemos um grande departamento de vídeo para ser substituído. Ela proporcionou à equipe existente uma capacidade que a empresa praticamente não possuía.

Um restaurante familiar de Los Angeles oferece um exemplo ainda mais expressivo. Christian Ortega, responsável pelo marketing da The Original Tamale Company, usou o ChatGPT para ajudar na criação do roteiro de um anúncio bem-humorado para as redes sociais. A IA também participou da narração.

Segundo Ortega, ele produziu o vídeo em dez minutos.

Em cerca de três semanas, o conteúdo recebeu mais de 22 milhões de visualizações e 1,2 milhão de curtidas. Alguns clientes disseram ao restaurante que conheceram o estabelecimento por causa do vídeo. Lei mais em Business Insider

A IA não construiu a reputação da família, não preparou os tamales, não compreendeu sozinha a personalidade da empresa e não garantiu que milhões de pessoas se interessariam.

Ortega percebeu uma tendência, entendeu o seu público e adaptou a ideia ao negócio.

A máquina acelerou a execução. O ser humano trouxe o bom gosto.

Pequenas empresas nem sempre precisam gastar menos. Elas precisam produzir mais.

Atualmente, gastamos mais com tecnologia do que antes de adotar a inteligência artificial.

Isso pode parecer uma péssima recomendação, mas é um dos pontos mais importantes deste artigo.

A IA não eliminou nossas assinaturas. Ela acrescentou novas. A diferença é que a empresa recebe muito mais em troca.

A conta correta não é:

Nossa despesa com software diminuiu?

A pergunta deve ser:

Quanto mais a mesma equipe consegue realizar com o dinheiro e o tempo disponíveis?

Para uma pequena empresa de comércio eletrônico, economizar milhares de dólares na produção de imagens faz diferença. Reduzir um projeto de dois meses para uma semana pode ser ainda mais importante. Produtos, estações, oportunidades publicitárias e expectativas dos clientes não esperam educadamente que uma pequena empresa consiga alcançá-los.

Risa e David Baron, proprietários da Jackie’s Jams, na Califórnia, oferecem um exemplo menor, mas igualmente revelador. Risa usa IA generativa para mensagens publicitárias e tarefas administrativas. Ela estima que isso economize pelo menos uma hora do seu dia. Leia mais em U.S. Chamber of Commerce

Uma hora não parece revolucionária.

Ao longo de 250 dias úteis, ela se transforma em 250 horas. Isso representa mais de seis semanas de trabalho de 40 horas devolvidas à proprietária.

Pequenas empresas nem sempre estão procurando uma revolução. Às vezes, elas só precisam recuperar a tarde de terça-feira.

Deixe a IA preparar o trabalho, não tomar a decisão final

A inteligência artificial pode ser extremamente útil em assuntos que pequenos empresários não conseguem acompanhar todos os dias.

Nós a utilizamos como assistente preliminar para questões jurídicas e administrativas simples. Ela nos ajuda a entender termos desconhecidos, interpretar documentos de logística internacional e descobrir quais informações um formulário está solicitando. Também pode ajudar a organizar uma pergunta antes de entrarmos em contato com um contador ou advogado.

Essa última parte é fundamental.

A IA não é nosso advogado ou contador. Ela não assume responsabilidade profissional quando uma resposta está errada. Pode ignorar uma mudança recente nas regras, interpretar mal as circunstâncias ou simplesmente inventar uma informação com total confiança.

Em decisões jurídicas, fiscais, trabalhistas, financeiras ou relacionadas à segurança, preparação e explicação não substituem a orientação de um profissional qualificado.

Quando usada corretamente, porém, a IA pode tornar essas relações profissionais mais eficientes. O empresário pode chegar à conversa com documentos organizados, uma compreensão mais clara do problema e perguntas melhores.

Mike Salvatore, proprietário de dois cafés, dois bares e uma loja de bicicletas em Chicago, usa o ChatGPT para analisar custos de alimentos. Um trabalho que ele realizava uma ou duas vezes por ano agora pode ser revisitado a cada três semanas. Ele descreveu a IA como uma espécie de diretor financeiro da empresa. Leia mais em The Wall Street Journal

Nós acrescentaríamos uma palavra a essa descrição: preliminar.

A IA pode ajudar o empresário a perceber padrões e preparar decisões. Um ser humano responsável ainda precisa compreender os dados, questionar a conclusão e assumir o resultado.

O atendimento ao cliente é um bom lugar para estabelecer limites

Nosso site agora possui um bot assistido por IA que responde às perguntas mais comuns. Ele pode ajudar clientes a encontrar informações básicas sem esperar que alguém fique disponível.

Perguntas importantes são encaminhadas para uma pessoa.

Essa transferência não significa que a tecnologia falhou. Significa que o sistema foi desenvolvido em torno do cliente, e não de uma meta de automação.

Um bot pode ser excelente para responder a uma pergunta repetida sobre envio ou direcionar alguém à página correta. Ele não deve improvisar quando o cliente apresenta um problema incomum, uma reclamação sensível ou uma pergunta com consequências importantes.

Empresas do setor de hospitalidade estão aplicando o mesmo princípio. Alguns restaurantes usam IA para atender ligações ou administrar reservas rotineiras, permitindo que os funcionários se concentrem no cliente que já está diante deles.

O objetivo não deveria ser remover a hospitalidade da experiência. Deveria ser evitar que tarefas repetitivas afastem as pessoas dela.

O melhor teste não é “A IA consegue fazer isso?”

A pergunta certa é “Usar IA aqui melhorará a experiência do cliente ou apenas tornará nossa operação mais barata?”

Se o cliente receber informações piores, menos opções ou nenhuma forma de falar com uma pessoa, a empresa automatizou a tarefa errada.

A IA pode ajudar a criar conteúdo, mas não se importa com a reputação da sua empresa

Na Under NY Sky, continuamos escrevendo o conteúdo essencial das descrições de nossos produtos. Nós conhecemos os produtos, materiais, usos, pontos fortes e limitações.

A IA nos ajuda a aprimorar essas informações para mecanismos de busca tradicionais e para o número crescente de ferramentas de respostas que interpretam conteúdos sobre produtos. Ela pode sugerir estruturas mais claras, identificar perguntas ainda não respondidas, ajudar com traduções e adaptar o material para legendas e outros formatos.

Publicar conteúdo de IA sem revisão, porém, é uma das maneiras mais rápidas de fazer uma empresa real soar como todos os negócios imaginários da internet.

Discussões no Reddit entre pequenos empresários refletem esse conflito. Um participante afirmou que a maioria das ferramentas de IA trouxe mais problemas do que soluções, mas que o ChatGPT foi útil para descrições de produtos e que os recursos de IA do Canva economizaram bastante tempo na criação de peças para redes sociais. Comunidade Reddit

Em outra discussão, um participante fez um alerta muito mais duro: a IA pode apresentar informações absurdamente erradas com enorme confiança. Por isso, o trabalho precisa ser verificado. Comunidade Reddit

As duas perspectivas podem estar corretas.

A IA pode economizar horas e ainda produzir um trabalho ruim. Velocidade e confiabilidade não são a mesma coisa.

Em nossa experiência, mais de 90% do material bruto produzido por IA contém algo que mudaríamos, e uma grande parte é totalmente rejeitada. Imagens chegam com detalhes incorretos do produto. Textos parecem genéricos. Pesquisas ignoram o contexto. Um código pode resolver um problema e criar outro.

A primeira resposta raramente é o trabalho final.

Isso não torna a ferramenta inútil. Torna a supervisão parte do trabalho.

Trate a IA como um estagiário, não como um oráculo

A inteligência artificial costuma ser divulgada como um profissional experiente que sabe tudo, trabalha instantaneamente e nunca tira folga.

Essa é uma forma perigosa de usá-la.

Uma comparação mais adequada seria a de um estagiário extremamente rápido, que leu uma quantidade impressionante de informações, consegue tentar quase qualquer coisa e, de vez em quando, entrega com absoluta confiança uma resposta baseada em uma interpretação completamente errada do pedido.

Você não entregaria uma tarefa sem explicação a um novo estagiário, publicaria o resultado sem ler e depois culparia o estagiário quando a empresa sofresse as consequências.

Você daria contexto. Explicaria o objetivo. Mostraria exemplos. Revisaria o trabalho. Corrigiria os erros. Manteria a responsabilidade final nas mãos de alguém que entende o negócio.

A IA exige a mesma disciplina.

A OCDE verificou que metade das pequenas e médias empresas em uma pesquisa afirmava que seus funcionários não possuíam as habilidades necessárias para usar IA generativa. Isso aponta para uma verdade desconfortável: pagar pela ferramenta é fácil. Aprender a orientá-la, avaliá-la e incorporá-la a um processo real é o investimento mais difícil. Leia mais em OCDE

As empresas que mais se beneficiarão não serão necessariamente aquelas com a lista mais longa de assinaturas de IA. Serão aquelas que entendem o próprio trabalho suficientemente bem para saber onde a ajuda é valiosa.

Não entregue tudo para a máquina

Uma IA útil geralmente precisa de contexto. Esse contexto, no entanto, pode incluir informações que nunca deveriam ser enviadas casualmente a uma plataforma externa.

Registros de clientes, informações de funcionários, resultados financeiros ainda não divulgados, contratos, senhas, comunicações privadas, extratos bancários e informações próprias da empresa exigem cuidados especiais.

Antes de usar qualquer serviço de IA, o empresário deve entender quais dados a ferramenta coleta, como eles podem ser armazenados, quem pode acessá-los e se poderão ser usados para melhorar sistemas futuros. Informações sensíveis devem ser removidas ou anonimizadas sempre que possível.

Orientações oficiais de segurança cibernética para pequenas empresas identificam vazamentos de dados, violações de privacidade, respostas pouco confiáveis, manipulação e vulnerabilidades na cadeia de fornecimento como riscos relacionados à IA. Elas alertam que enviar informações de clientes ou funcionários sem a devida anonimização pode expor dados privados. Mais em Australian Cyber Security Centre

Autoridades de privacidade também recomendam que organizações identifiquem claramente sistemas de IA voltados ao público, como chatbots, e avaliem como a supervisão humana será incorporada. Mais em Office of the Australian Information Commissioner

Você não precisa de uma política de IA com 70 páginas antes de pedir ajuda para escrever uma legenda no Instagram. Precisa de regras antes que funcionários comecem a enviar informações privadas da empresa para qualquer plataforma.

Comece pelo trabalho que não está sendo realizado

Uma pequena empresa não precisa organizar um retiro para desenvolver uma estratégia de IA.

Ela precisa de uma lista honesta.

Qual trabalho causa atrasos repetidamente? Que informação é difícil de entender? Qual tarefa consome horas sem gerar muito valor? Que projeto permanece na lista de desejos porque a empresa não consegue pagá-lo? Que pergunta de cliente é respondida 20 vezes por semana? Qual aplicativo pago resolve um problema simples o suficiente para talvez ser substituído por uma ferramenta interna?

Escolha um item.

Comece por uma tarefa de baixo risco, na qual um erro possa ser identificado antes de chegar ao cliente ou afetar uma decisão importante.

Alguns bons pontos de partida são:

• Transformar anotações de uma reunião em um primeiro rascunho organizado

• Reescrever uma descrição original de produto para torná-la mais clara

• Preparar perguntas para entrevistas ou o rascunho de uma vaga

• Converter informações existentes da empresa em um guia para funcionários

• Organizar comentários de clientes em temas recorrentes

• Traduzir materiais internos que serão revisados por alguém fluente

• Criar a primeira versão de uma fórmula para uma planilha

• Comparar recursos e custos de assinaturas de software

• Criar legendas a partir de conteúdo que a empresa já produziu

• Identificar perguntas recorrentes para uma seção de dúvidas

• Desenvolver o protótipo de uma calculadora ou ferramenta simples de controle interno

Defina o que significa sucesso antes de começar. Pode ser tempo economizado, respostas mais rápidas, menos perguntas ignoradas, menor custo de produção ou um projeto finalmente concluído.

Depois, confira o resultado.

Se a IA criar mais trabalho do que eliminar, pare de usá-la naquela tarefa. Nós também já fizemos isso.

A inteligência artificial não merece um emprego permanente apenas porque está na moda.

As empresas maiores não estão esperando

Negócios independentes sempre competiram com empresas que possuem vantagens impossíveis de reproduzir.

A IA não eliminará essa desigualdade. Grandes companhias podem desenvolver sistemas privados, contratar equipes especializadas, comprar enormes conjuntos de dados e integrar ferramentas a toda a operação.

Mas, pela primeira vez, um pequeno empresário pode acessar uma versão modesta de capacidades que antes exigiam vários departamentos.

Um restaurante independente pode analisar a opinião dos clientes e compará-la com a mensagem da marca. Uma loja pode criar uma ferramenta interna simples. Uma empresa de serviços pode transformar anos de conhecimento em material de treinamento. Um negócio de comércio eletrônico pode produzir campanhas que antes não conseguia pagar. Um empresário pode entender um relatório antes de se reunir com o contador.

O Restaurant Dive questionou recentemente se a IA poderia ajudar restaurantes independentes a diminuir a distância que os separa das grandes redes no uso de dados. Essa é a pergunta certa. Restaurantes independentes não conseguem copiar a infraestrutura tecnológica de uma rede nacional, mas ferramentas acessíveis de IA podem ajudá-los a analisar suas próprias informações e aproveitar melhor aquilo que já sabem. Leia mais em Restaurant Dive

Pequenas empresas não deveriam usar IA porque as empresas de tecnologia dizem que devem.

Deveriam usá-la porque seus concorrentes não estão parados.

Na Under NY Sky, a inteligência artificial não substituiu as pessoas que entendem nossos produtos, clientes e identidade. Ela não eliminou a necessidade de fotografia profissional, design, desenvolvimento, orientação jurídica, contabilidade ou julgamento humano.

Ela permitiu que as mesmas pessoas avançassem mais rapidamente, testassem mais ideias e concluíssem trabalhos que a empresa antes não conseguia pagar.

A IA é imperfeita. Pode desperdiçar tempo, inventar fatos, produzir imagens constrangedoras, expor informações sensíveis e criar uma versão impressionantemente bem escrita da resposta errada.

Use-a mesmo assim.

Use com cuidado. Use com ceticismo. Estabeleça limites. Confira o trabalho. Mantenha pessoas responsáveis pelas decisões importantes.

Porque enquanto uma pequena empresa decide se a IA é boa ou ruim, a grande empresa do outro lado da rua está decidindo onde usá-la em seguida.

E escolher não participar pode ser a decisão mais cara de todas.