Como reduzir custos sem prejudicar a experiência do cliente

Administrar um restaurante virou um problema matemático com poucas respostas fáceis.

A National Restaurant Association informa que as despesas totais do restaurante médio aumentaram 36% entre 2019 e 2026. Os ganhos dos funcionários subiram 41%, enquanto os preços dos alimentos no atacado cresceram 35%.

O resultado? Em 2025, 42% dos operadores de restaurantes disseram que seus negócios não foram lucrativos.

Aumentar os preços do cardápio pode ajudar, mas somente até certo ponto. Os clientes também estão controlando seus gastos, e ninguém gosta de pagar mais pelo mesmo hambúrguer, prato ou copo de vinho.

Então, os restaurantes precisam economizar em algum lugar.

A questão é onde.

Os operadores mais inteligentes não estão cortando tudo. Eles estão eliminando despesas que os clientes não sentirão, enquanto protegem os detalhes que fazem as pessoas quererem voltar.

Primeiro, saiba o que não cortar

Algumas economias parecem ótimas na planilha e péssimas no salão.

Reduzir a qualidade dos ingredientes, trabalhar com uma equipe insuficiente, adiar manutenções ou descuidar da limpeza pode diminuir as despesas temporariamente. Essas decisões também podem resultar em atendimento mais lento, funcionários frustrados, refeições decepcionantes e clientes insatisfeitos.

Essas consequências custam caro.

Uma estratégia melhor é proteger aquilo que o cliente percebe e analisar com mais cuidado os custos que ficam nos bastidores.

Isso pode significar:

• Simplificar pratos que vendem pouco, mas consomem muito tempo de preparação.

• Reduzir o desperdício de alimentos por meio de uma gestão de estoque mais eficiente.

• Renegociar contratos com fornecedores.

• Padronizar materiais comprados com frequência.

• Escolher equipamentos e uniformes com base em sua vida útil.

• Eliminar preços inflados por marcas que acrescentam pouco valor prático.

O objetivo não é fazer o restaurante parecer mais barato.

O objetivo é parar de pagar mais por coisas que não o tornam melhor.

O problema do avental

Os uniformes profissionais para o setor de hospitalidade são um ótimo exemplo.

Em um extremo do mercado, existem aventais muito baratos que desbotam, encolhem, rasgam ou perdem a forma depois de repetidas lavagens.

No outro, existem marcas da moda voltadas para a hospitalidade que cobram preços elevados por produtos que nem sempre apresentam um desempenho melhor durante um turno real de trabalho.

O logotipo na etiqueta pode impressionar. Seus clientes provavelmente nunca o verão.

Enquanto isso, seus funcionários continuam precisando de um avental que:

• Seja confortável durante todo o turno.

• Resista a lavagens frequentes.

• Ofereça bolsos realmente úteis.

• Permita que eles se abaixem e se movimentem.

• Vista bem diferentes tipos de corpo.

• Continue apresentável depois de meses de uso.

Um preço mais alto não garante automaticamente nenhuma dessas qualidades.

Em alguns casos, você está pagando por materiais e construção melhores. Em outros, está pagando pela reputação da empresa que produziu o avental.

Saber identificar a diferença pode gerar uma economia surpreendente para o restaurante.

O avental mais barato pode custar mais

Imagine dois aventais.

O avental A custa US$ 20 e dura 40 turnos.

O avental B custa US$ 35 e dura 120 turnos.

O avental A vence no momento da compra. O avental B vence em praticamente todo o resto.

Veja o cálculo:

• O avental A custa US$ 0,50 por turno.

• O avental B custa aproximadamente US$ 0,29 por turno.

O avental de US$ 35 custa mais no início, mas aproximadamente 42% menos a cada vez que é usado.

Por isso, o preço de compra, isoladamente, não revela se um avental é realmente econômico.

Os restaurantes também devem considerar:

• Durabilidade do tecido.

• Reforço nos pontos de maior tensão.

• Retenção da cor.

• Encolhimento depois das lavagens.

• Qualidade das alças e ferragens.

• Resistência a manchas e abrasão.

• Frequência de consertos e substituições.

• Disponibilidade futura do mesmo modelo.

Um bom avental deve ser avaliado pelo seu custo total de uso, e não somente pelo preço no momento do pedido.

As substituições também consomem tempo

Um avental desgastado não se substitui sozinho.

Alguém precisa identificar o problema, verificar o estoque, escolher outro avental, fazer o pedido, confirmar a personalização, receber a entrega e encaminhar a nova peça ao funcionário.

Se o modelo original tiver saído de linha, a tarefa fica ainda maior. Agora, alguém precisa encontrar uma alternativa que não faça um membro da equipe parecer funcionário de outro restaurante.

Uma única substituição pode levar apenas alguns minutos.

Multiplique isso por vários funcionários, diferentes unidades e um ano inteiro de operação. De repente, surge mais uma tarefa administrativa recorrente.

Esse tempo poderia ser utilizado para:

• Treinar funcionários.

• Melhorar o atendimento.

• Gerenciar o estoque.

• Ajudar os clientes.

• Planejar promoções.

• Resolver problemas operacionais mais importantes.

A durabilidade economiza mais do que o preço de outro avental. Ela reduz a quantidade de pequenos problemas de compra disputando a atenção do gerente.

E os gerentes de restaurantes já têm problemas suficientes para resolver.

Os uniformes fazem parte do atendimento

O uniforme de um restaurante faz mais do que proteger a roupa do funcionário.

Ele mostra ao cliente quem trabalha naquele lugar.

Isso importa quando alguém quer pedir outra bebida, perguntar sobre um alérgeno, solicitar a conta ou encontrar ajuda rapidamente.

Um uniforme coordenado torna a equipe mais fácil de identificar e pode fazer toda a operação parecer mais organizada. Ele também leva a identidade do restaurante para o salão por meio das cores, dos tecidos, do formato, dos bordados e de outros detalhes.

Isso vai além de uma teoria de design.

Um estudo publicado no Journal of Retailing and Consumer Services analisou as respostas de 437 clientes de restaurantes. O estudo concluiu que roupas profissionais adequadas ajudavam a criar coerência entre o funcionário e a marca, interações mais agradáveis e uma conexão mais forte entre o cliente e o restaurante.

Em termos mais simples, quando o uniforme combina com o restaurante, toda a experiência parece mais coerente.

É claro que um avental não compensa comida ruim ou atendimento indiferente. Ele pode, no entanto, ajudar um bom serviço a parecer mais reconhecível, profissional e memorável.

Isso transforma o uniforme em parte da experiência do cliente, e não apenas em outro item da lista de compras.

Personalizado não precisa significar centenas de peças

Os uniformes personalizados costumam ser tratados como uma opção reservada para redes de hotéis e grandes grupos de restaurantes.

Isso geralmente acontece porque muitos fornecedores exigem pedidos mínimos elevados antes de alterar tecidos, cores, posição dos bolsos, ferragens ou detalhes de construção.

Para um restaurante independente, encomendar centenas de aventais não faz sentido. Isso compromete recursos financeiros e cria um problema de estoque antes mesmo de o primeiro avental ser usado.

Na Under NY Sky, oferecemos uniformes personalizados mesmo em pequenas quantidades.

Isso permite que restaurantes independentes, cafés, bares, hotéis e pequenos grupos de hospitalidade tenham acesso a um uniforme marcante sem precisar encomendar muito mais do que realmente necessitam.

A personalização pode incluir:

• Combinações de tecidos e cores.

• Materiais das alças.

• Acabamentos das ferragens.

• Tamanho e posição dos bolsos.

• Comprimento e cobertura do avental.

• Bordados.

• Detalhes funcionais de construção.

• Formato geral do avental.

É nesse ponto que o uniforme se transforma em um verdadeiro diferencial.

Adicionar um logotipo a um avental comum pode identificar o negócio. Criar um avental em torno das cores, da atmosfera e da maneira de trabalhar do restaurante faz com que o uniforme realmente pareça pertencer àquele lugar.

Isso também significa que os funcionários não estarão usando o mesmo avental facilmente reconhecível, encontrado em dezenas de outros restaurantes.

Um uniforme personalizado pode ser marcante sem ser extravagante. Ele só precisa ser intencional.

Conforto é uma característica importante para o negócio

O trabalho em restaurantes é físico.

Os profissionais caminham, esticam os braços, se abaixam, carregam objetos, viram o corpo, agacham e se movimentam por espaços estreitos durante horas. Um avental que parece ótimo em uma fotografia de produto pode proporcionar uma experiência muito diferente no meio de um turno de jantar.

Caimento, peso, posição das alças, localização dos bolsos, regulagem e liberdade de movimento fazem diferença.

Um avental desconfortável cria distrações. Os funcionários podem precisar ajustá-lo constantemente, evitar usá-lo ou retirá-lo sempre que o gerente não estiver olhando.

Um avental funcional acompanha os movimentos da pessoa que o está usando.

Por exemplo, um avental com painéis frontais separados permite que as duas partes inferiores se movimentem de maneira independente. Isso pode ajudar garçons a subir escadas, bartenders a alcançar objetos abaixo do balcão e profissionais da cozinha a se abaixar ou agachar sem sentir o avental puxando as pernas.

É uma pequena decisão de design com um resultado muito prático.

O conforto também pode influenciar a maneira como os funcionários se sentem em relação aos uniformes. Uma pesquisa publicada no Cornell Hotel and Restaurant Administration Quarterly encontrou uma relação significativa entre o design dos uniformes e a atitude dos funcionários. Os pesquisadores recomendaram envolver a equipe no processo de escolha.

Isso não exige a criação de um comitê.

Faça algumas perguntas diretas:

• As alças atuais são confortáveis?

• Os bolsos são úteis e fáceis de alcançar?

• O avental fica muito quente ou pesado?

• Ele limita os movimentos?

• Os tamanhos funcionam para diferentes tipos de corpo?

• Ele continua tendo um bom desempenho depois de repetidas lavagens?

As pessoas que completarão centenas de turnos usando o uniforme geralmente identificam problemas invisíveis em um catálogo.

Padronize aquilo que funciona

Personalização e padronização podem parecer ideias opostas. Não são.

O avental pode ser produzido especialmente para o restaurante e, ao mesmo tempo, tornar-se um item padronizado da operação.

Depois que o design, os tamanhos, as cores e os materiais estiverem definidos, fazer novos pedidos se torna mais fácil. Novos funcionários podem receber seus uniformes mais rapidamente. Peças individuais podem ser substituídas sem reiniciar todo o processo de criação.

Um programa de uniformes confiável pode ajudar o restaurante a:

• Manter uma aparência consistente entre diferentes turnos.

• Uniformizar novos funcionários mais rapidamente.

• Evitar a mistura de produtos visivelmente diferentes.

• Simplificar as compras para várias unidades.

• Pedir somente as quantidades necessárias.

• Gastar menos tempo procurando substitutos.

Esse tipo de simplicidade não é glamouroso, mas tem valor.

Toda decisão rotineira que pode ser tomada uma vez e repetida oferece aos gerentes mais tempo para cuidar das decisões que realmente exigem sua atenção.

A maneira mais inteligente de economizar

O controle de custos de um restaurante não deve se transformar em uma corrida pelo produto mais barato possível.

Também não deve se transformar em uma corrida pela marca mais cara.

A pergunta útil é simples:

O que estamos recebendo em troca do que gastamos?

Um avental escolhido com cuidado pode durar mais, reduzir o trabalho envolvido nas substituições, ajudar os clientes a identificar os funcionários, proporcionar movimentos confortáveis e reforçar a identidade do restaurante.

Um avental personalizado pode tornar essa identidade ainda mais marcante. E isso não deveria exigir um pedido enorme ou o preço inflado de uma marca famosa.

Os operadores não conseguem controlar todos os preços dos alimentos, contas de energia, aumentos salariais ou tarifas de processamento.

Eles podem controlar se estão pagando por um valor real.

Economize na etiqueta que os clientes nunca verão.

Preserve a qualidade, o conforto, a funcionalidade e a individualidade que eles realmente podem experimentar.

Conteúdo traduzido de nossa coluna THE SHIFT: Business intel for those who don’t sit behind a desk.